Themadossier: hergebruik van overheidsinformatie

Algemeen

Sinds 2007 kent ons land reeds een regelgeving inzake hergebruik van overheidsinformatie. Voor Vlaanderen is het decreet betreffende het hergebruik van overheidsinformatie van 27 april 2007 van toepassing (hierna Hergebruikdecreet). Dit decreet werd op 12 juni 2015 aangepast (decreet 2015) om de Vlaamse regelgeving conform de Europese Richtlijn 2013/37/EU te maken.

Op 16 september 2016 keurde de Vlaamse regering de uitvoeringsbesluiten goed betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. (Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 27 april 2007
betreffende het hergebruik van overheidsinformatie en tot bepaling van de kosteloze uitwisseling van
bestuursdocumenten tussen instanties, vermeld in artikel 7/1 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het
elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.)

Meer in het bijzonder voert de Vlaamse Regering een aantal modellicenties in voor hergebruik en bepaalt zij de criteria bij de budgettering van de aan te rekenen vergoeding voor hergebruik.

Zie ook: open data bij de Vlaamse overheid

Toelichting

Hieronder staat een algemene toelichting bij het nieuwe Hergebruikdecreet van 2015 (Advocaat Joris Deene).

1) Op welke entiteiten is deze regeling van toepassing?

Het Hergebruikdecreet is van toepassing op instanties. Voor de betekenis hiervan verwijst het Hergebruikdecreet naar de instanties die vermeld worden in artikel 4 van het decreet openbaarheid van bestuur:

1° het Vlaams Parlement en de eraan verbonden instellingen;
2° de diensten, instellingen en rechtspersonen die afhangen van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest;
3° de gemeenten en de districten;
4° de provincies;
5° de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt;
6° de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
7° de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.’s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in hoofdstuk 12 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende O.C.M.W.’s;
8° de polders, bedoeld in de wet van 3 juni 1957 betreffende de polders, en de wateringen, bedoeld in de wet van 5 juli 1956 betreffende de wateringen;
9° de kerkfabrieken en de instellingen die belast zijn met het beheer van de temporaliën van de erkende erediensten;
10° alle andere instanties binnen het Vlaamse Gewest en de Vlaamse Gemeenschap.

Evenwel vallen enkel ‘instantie’ zoals in artikel 3 van het decreet openbaarheid van bestuur nader gedefinieerd onder de hergebruikregeling (definitie van bestuursinstantie en milieu instantie).

2) Wat wordt onder hergebruik verstaan?

Hergebruik is het gebruik door natuurlijke personen of rechtspersonen van bestuursdocumenten voor andere commerciële of niet-commerciële doeleinden dan het oorspronkelijke doel binnen de publieke taak waarvoor de bestuursdocumenten zijn geproduceerd.

M.a.w. het verder gebruik door o.a. burgers en bedrijven van bestuursdocumenten zowel voor commerciële als niet-commerciële doeleinden.

Is geen hergebruik : het gebruik van bestuursdocumenten binnen de instantie uitsluitend voor andere doeleinden binnen de publieke taak en de uitwisseling van bestuursdocumenten tussen instanties uitsluitend met het oog op de vervulling van hun publieke taak.

3) Op welke bestuursdocumenten is deze regeling van toepassing?

Het Hergebruikdecreet verwijst hiervoor opnieuw naar het decreet openbaarheid van bestuur (artikel 3): de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt.

Het gebruik van een bestuursdocument heeft volgens de parlementaire voorbereiding een ruime invulling: “Met de term “bestuursdocument” wordt alle informatie bedoeld, in welke vorm ook, waarover de administratieve overheden beschikken. De term dient breed te worden opgevat. Het betreft alle beschikbare informatie, welke ook de informatiedrager is : schriftelijke stukken, geluids- en beeldopnamen met inbegrip van de gegevens vervat in de geautomatiseerde informatieverwerking, sommige notulen en processen-verbaal, statistieken, administratieve richtlijnen, omzendbrieven, contracten en vergunningen, registers van openbaar onderzoek, examencohiers, films, foto’s, enz. waarover een overheid beschikt zijn in regel openbaar, behoudens wanneer een uitzonderingsgrond moet worden toegepast

De Europese Hergebruikrichtlijn zelf gebruikt in artikel 2 het woord ‘document’ als: eender welke inhoud, ongeacht het medium (op papier of opgeslagen in elektronische vorm of als geluids-, beeld- of audiovisuele opname).

4) Vallen sommige bestuursdocumenten niet onder deze regeling?

Zeven categorieën van bestuursdocumenten vallen volgens het Hergebruikdecreet niet onder de hergebruikregeling:

5) Welke verplichtingen heeft een instantie onder de hergebruikregeling?

6) Modellicenties

Met het oog op eenvormigheid heeft de Vlaamse Regering modellicenties vastgelegd. Er zijn 3 mogelijkheden:

Instanties kunnen afwijken van deze modellicenties. Indien er bijkomende voorwaarden worden opgelegd, dan dient dit wel gemotiveerd te worden op basis van juridische, technische of andere zeer gegronde redenen.

De voorwaarden mogen in ieder geval niet discriminerend zijn voor vergelijkbare categorieën van hergebruik. Als bestuursdocumenten door een instantie worden hergebruikt als basismateriaal voor activiteiten van die instantie die buiten de publieke taak vallen, zijn op de verstrekking van die bestuursdocumenten voor de activiteiten dezelfde vergoedingen en voorwaarden van toepassing als die welke gelden voor andere gebruikers.

Exclusiviteitsrechten mogen in principe niet aan derden worden toegekend, tenzij (i) dit noodzakelijk zou zijn om een dienst van algemeen belang te verlenen (met een evaluatie om de 3 jaar), en (ii) voor de digitalisering van culturele hulpbronnen (met een evaluatie na 10 jaar en nadien om de 7 jaar).

Zie: https://overheid.vlaanderen.be/open-data-bij-de-vlaamse-overheid

7) Welke verplichtingen hebben bibliotheken, musea en archieven onder de hergebruikregeling? (afwijkend regime)

Bibliotheken, musea en archieven genieten van een afwijkend gunst-regime.

Het begrip ‘archief’ is wel beperkt tot “instanties waarbij bestuursdocumenten worden neergelegd overeenkomstig wettelijke verplichtingen of instanties waarvan de belangrijkste taak het archiefbeheer vermeld in artikel 3, 1° van het Archiefdecreet van 9 juli 2010, van bestuursdocumenten is”. Instanties die archiefbeheer niet als belangrijkste taak hebben, vallen dus niet onder het afwijkend regime.

Het afwijkend regime wijkt af van de algemene regeling op twee punten:

Dergelijke instanties kunnen autonoom blijven bepalen m.b.t. de bestuursdocumenten waarover ze beschikken en waarop ze de nodige rechten hebben,  of ze het hergebruik van deze bestuursdocumenten al dan niet toestaan (voor zowel commerciële als niet-commerciële doeleinden en onder welke voorwaarden). Deze instanties kunnen dus een aanvraag tot hergebruik afwijzen. Staan deze instanties evenwel hergebruik toe, dan dienen ze zich te conformeren aan het Hergebruikdecreet.

Indien deze instanties hergebruik toestaan, dan kunnen zij een hogere vergoeding vragen. Deze vergoeding mag bestaan uit de kosten van de verzameling, productie, vermenigvuldiging, verspreiding, conservering en vereffening van rechten, én vermeerderd met een redelijk rendement op investeringen. De Vlaamse Regering heeft deze hogere vergoeding verduidelijkt.

8) Hoe dient een aanvraag tot hergebruik te gebeuren?

De aanvraag tot hergebruik dient schriftelijk te gebeuren.

De aanvraag vermeldt de naam en het correspondentieadres van de aanvrager, de informatie die nodig is om de gevraagde bestuursdocumenten te identificeren, een beschrijving van het beoogde hergebruik en de vorm waarin de bestuursdocumenten bij voorkeur ter beschikking worden gesteld.

De aanvraag dient gericht te worden aan de instantie die over het bestuursdocument beschikt of die het in een archief heeft neergelegd, dan wel bij de communicatieambtenaar aangesteld door het Decreet Openbaarheid van Bestuur.

9) Hoe dient de aanvraag behandeld te worden?

  1. Als de aanvraag tot hergebruik wordt gericht aan een instantie die het bestuursdocument niet in haar bezit heeft (of aan de communicatieambtenaar), dan stuurt de instantie de aanvraag tot hergebruik zo spoedig mogelijk door naar de instantie die het bestuursdocument vermoedelijk in haar bezit heeft.
  2. De aanvraag dient te worden geregistreerd, met vermelding van datum van ontvangst.
  3. De instantie voert een voorafgaandelijk onderzoek om na te gaan of de aanvraag wel onder het toepassingsgebied van het Hergebruikdecreet valt, en als dit het geval is of de aanvraag niet op een te algemene wijze is geformuleerd of kennelijk onredelijk is. In dit laatste geval is de instantie wel verplicht om contact op te nemen met de aanvrager om zijn verzoek te specifiëren of te verduidelijken.
  4. Navolgend houdt de instantie het eigenlijke onderzoek. Hierbij zal nagegaan worden of de uitzonderingsgronden eventueel van toepassing zijn.
  5. Uiterlijk binnen de 15 kalenderdagen na de registratie van de aanvraag dient de instantie een beslissing te nemen.
  6. In het geval van een positieve beslissing stelt de instantie – in geval van onvoorwaardelijk hergebruik – uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen de bestuursdocumenten ter beschikking van de aanvrager. In geval van voorwaardelijk hergebruik, bezorgt de instantie aan de aanvrager eerst een modellicentie (waarbij in geval van afwijking van de modellicenties tevens deze afwijking wordt gemotiveerd). De documenten worden pas ter beschikking gesteld nadat de aanvrager zijn schriftelijk akkoord heeft gegeven met de voorwaarden.
  7. In geval van een afwijzende beslissing deelt de instantie de aanvrager de gronden voor de afwijzing van het verzoek mee. Wijst zij de aanvraag af omdat zij niet over de nodige rechten beschikt om hergebruik toe te staan, dan verwijst de instantie in haar beslissing naar de persoon bij wie de intellectuele eigendomsrechten berusten. Deze laatste verplichting geldt NIET voor bibliotheken, musea en archieven.
  8. In elke beslissing wordt verwezen naar de beroepsmogelijkheden en de modaliteiten van het beroep.

 

(Bron: advocaat Joris Deene, januari 2017)